O QUE VOCÊ
PRECISA?
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Perguntas Frequentes – Operacional
01 – Onde localizar os documentos pertinentes à Mão de Obra Terceirizada?
1. Acesse o SPGSISTER > Módulo Instrução Processual > Arquivos;
2. Localizar o documento;
3. Realizar Download.
01–Como realizar cadastro e alterações na Planilha de Custo/Projeto?
1. Acesse o SPGSISTER > Módulo Projeto Básico > Criar Projeto Básico > Preencher os campos obrigatórios e salvar;
2. Criar Pré-Contrato > Preencher os campos obrigatórios e salvar;
3. Planilha de Custos > Área de Serviços > Categoria > Vale Transporte para Incluir Categoria;
4. Em ações da categoria > preencher os campos Demais Taxas(Composição Salarial) e Tributos(ISS);
5. Se necessário, após a inclusão da categoria, ela poderá ter a quantidade editada ou ser excluída;
6. Ao final, Imprimir Valores para compor os documentos solicitados no Check-list do Projeto Básico;
7. Enviar para Análise.
01 – Como acompanhar alterações do contrato?
1. Acesse o SPG SISTER > Módulo Contrato > Cadastro de Contrato > Ações do Contrato;
2. Após acessar o contrato, o sistema disponibilizará 10 guias;
3. Guia Planilha de Custo Vigente: é a planilha de custo atual alterada pelo último aditivo;
4. Guia Terceirizados: nome, CPF, categoria, início de admissão, optante de vale transporte e plano de saúde,
substituível, lotação, turno, férias e situação da alocação;
5. Guia Faturas: registro de todas as faturas mensais, valor das faturas, valor das parcelas e valor dos empenhos;
6. Guia Aditivos: registro de todos os aditivos por Número da IG, data, tipo, valor, descrição, situação da
publicação, data de início, data de término e taxa de administração e arquivos;
7. Guia Apostilamento: registro de todos os aditivos por número da IG, data, tipo e descrição;
8. Guia Desbloqueio/Vagas: Id da categoria, categoria, valores, vagas formalizadas, vagas autorizadas, vagas
alocadas;
9. Guia Arquivos: documentos como análise da coset, publicação no DOE, planilha de custo vencedora, tabela de
encargos sociais e contrato assinado;
10. Guia Substituição de Contrato: registro de qual contrato foi substituído;
11. Guia Histórico de Planilhas: registro de todas as planilhas de custos relacionadas aos aditivos;
12. Guia Laudo Ins/Peric: incluir documento, alterar percentual e autorizar;
02 – Como acompanhar as alterações do contrato realizadas pelos aditivos?
1. Acesse o SPG SISTER > Módulo Contrato > Cadastro de Aditivo > Ações do Contrato;
2. Acessando os aditivos o sistema apresentará as seguintes informações: ID do aditivo, datas do aditivo no
SACC, datas da planilha, tipo, custo, custo total, situação, planilha de ajuste e contrato encerrado;
01 – Consultar cadastro de terceirizados no sistema para alocação?
1. Acesse o SPG SISTER > Módulo Planejamento Setorial > Terceirizado > Consultar por nome ou CPF > Inserir a
informação e filtrar;
2. Acessando o registro do terceirizado, o usuário deverá localizar a Listagem;
3. Preencher os campos: selecionar o campo e o inserir os dados desejados;
4. Na sequência, clicar em Filtrar;
5. Se o sistema indicar a consulta sem registro, será necessário cadastrar o terceirizado;
6. Se o sistema indicar a consulta com registro, será necessário o gestor do contrato verificar se está alocado ou
desalocado;
7. Se ALOCADO, entrar em contato com o órgão de origem para realizar a desalocação;
8. Se NÃO ALOCADO, está liberado para nova alocação.
02 – Como realizar cadastro de terceirizados no sistema?
1. Acesse o SPG SISTER > Módulo Planejamento Setorial > Terceirizado > Cadastrar Terceirizado;
2. Acessando a funcionalidade de Cadastrar Terceirizado, o usuário deverá preencher todas as informações,
inclusive os campos obrigatórios como: Nome, CPF, Sexo, Data de Nascimento, Nacionalidade, Nome da Mãe,
CEP, Logradouro e Bairro e salvar as informações.
03 – Como realizar a alocação do terceirizado?
1. Acesse o SPG SISTER > Módulo Planejamento Setorial > Terceirizado > Consultar por nome ou CPF > Inserir a
informação e filtrar;
2. Acessando o registro do terceirizado, o usuário deverá clicar em Nova Alocação;
3. Preencher os campos: Contrato, Categoria, Data de Início, Lotação, E-mail, Telefone Fixo, Reserva de Vagas,
Plano de Saúde, Vale Transporte, Observação e Salvar;
4. Sistema solicitará confirmação da alocação;
5. Se não, sistema voltará para a tela da alocação e o usuário poderá cancelar;
6. Se sim, o usuário deverá Solicitar Liberação do COGERF.
04 – Como Retornar alocação para em cadastro?
1. Acesse o SPG SISTER > Módulo Planejamento Setorial > Terceirizado > Consultar por nome ou CPF > Inserir a
informação e filtrar;
2. Acessando o registro do terceirizado, o usuário deverá clicar em Retornar para em Cadastro, Justificar e Salvar;
3. A alocação ficará com o status Em Cadastro;
4. Em Cadastro o usuário poderá Editar e Desistir da Solicitação.
Observação:
✔ Quando a alocação estiver com status aguardando autorização do Cogerf, e o usuário identificar erro na
alocação (contrato, data de alocação, categoria ou lotação) poderá Retornar para em Cadastro e realizar as
alterações necessárias. Em seguida, deverá encaminhar para autorização do Cogerf.
05 – Como editar alocação?
1. Acesse o SPG SISTER > Módulo Planejamento Setorial > Terceirizado > Consultar por nome ou CPF > Inserir a
informação e filtrar;
2. Acessando o registro do terceirizado, o usuário deverá clicar em Editar;
3. O sistema permitirá editar o E-mail, Telefone Móvel, Telefone Fixo, Categoria, Data de Início, Reserva de Vagas,
Lotação, Observação, Plano de Saúde, Vale Transporte e salvar as informações.
06 – Como desistir da solicitação de alocação?
1. Acesse o SPG SISTER > Módulo Planejamento Setorial > Terceirizado > Consultar por nome ou CPF > Insira a
informação e filtre;
2. Acessando o registro do terceirizado, o usuário deverá clicar em Desistir da Solicitação;
3. Sistema solicitará confirmação;
4. Se o usuário marcar “não”, o sistema voltará para a tela da alocação Em Cadastro;
5. Se o usuário marcar “sim”, o registro de alocação será cancelado, permitindo ao órgão realizar uma nova
alocação.
07 – Como realiza a programação de férias?
1. Acesse o SPG SISTER > Módulo Planejamento Setorial > Terceirizado > Consultar por nome ou CPF > Inserir a
informação e filtrar;
2. Acessando a alocação, o usuário deverá identificar a aba Férias, onde será permitida a inclusão de férias de
acordo com período aquisitivo conforme art. 134, § 1º, a partir da data de alocação;
3. O sistema permitirá ao usuário programar o período de gozo e aquisitivo a partir da data de alocação;
4. Durante o período de férias, se houver substituição do terceirizado, é necessário que o campo na alocação do
terceirizado que foi substituído esteja marcado.
Observação:
✔ Os itens 03 e 04 são extremamente importantes para o planejamento financeiro da terceirização, tendo em
vista que essa função impactará no limite financeiro e no faturamento do contrato.
01 – Como acompanhar a solicitação de liberação da alocação pelo Cogerf?
1. Acesse o SPG SISTER > Módulo Planejamento Setorial > Alocações > Consultar órgão, situação ou nº da
solicitação;
2. Escolhendo as 02 opções do item 1, o sistema relacionará as alocações aguardando autorização.
Observação:
✔ Em caso de desistência do terceirizado, o gestor do contrato deverá entrar em contato com o Coordenador do
COGERF para que seja negada a alocação.
✔ As autorizações de alocações aguardando liberação competem exclusivamente ao Cogerf, apesar de realizadas
através do sistema SPG Sister.
02 – Como alterar o nome do colaborador?
1. Acesse o SPG SISTER > Módulo Planejamento Setorial > Terceirizado > Consultar por nome ou CPF > Inserir a
informação e filtrar;
2. Acessando a alocação, o usuário deverá identificar o campo nome;
3. Realizar a alteração do nome e salvar.
01 – Como acompanhar o Limite Orçamentário, Financeiro e Previsão Anual para os contratos vigentes?
1. Acesse o SPG SISTER > Módulo Planejamento Setorial > Planejamento Anual;
2. Acessando a tela, o sistema mostrará o quadro Resumo Financeiro com o Limite Orçamentário, Limite Financeiro e Previsão Anual;
3. Na sequência, o sistema mostrará o quadro Financeiro com o Limite Financeiro, o custo Planejado dos alocados, o custo da execução e o custo Planejado + Executado.;
4. Na sequência, o sistema mostrará o quadro Contrato do Órgão, onde é listado o contrato vigente, possibilitando ao usuário clicar na funcionalidade de expandir, realizar o preenchimento do Provisionamento Mensal Utilizado, marcar o campo Utilizar Provisionamento e salvar.
Observação:
✔ O item 04 é extremamente importante, tendo em vista, que essa função tem impacto diretamente no
faturamento.
01 – Como acompanhar o faturamento do contrato?
1. Acesse o SPG SISTER > Módulo de Fatura > Controle de Fatura;
2. Selecionando o órgão, marcando a opção somente vigentes e pesquisar;
3. O sistema relacionará os contratos onde o usuário poderá acessar clicando em ações;
4. Clicando em ações do contrato, o usuário poderá criar a fatura do tipo Normal e/ou Repactuação clicando no
campo Por Estimativa;
5. O sistema permitirá também acompanhar as faturas do tipo Normal, Repactuação, Dea e Fatura com
Problemas para realizar análise e autorizar.
Observação:
✔ Quando o for gerada a fatura por estimativa ou a fatura normal, o sistema disponibilizará a listagem de todos
os colaboradores alocados ao contrato. Nesse momento, é importante verificar se todos os terceirizados estão
alocados no contrato.
Avisos importantes antes da autorização da fatura:
1. O sistema realiza todos meses a consulta do CPF dos terceirizados na Folha de Pagamento do Estado do Ceará,
para verificar outros vínculos no âmbito estadual, onde será necessária a análise do órgão e o sistema
permitirá a autorização mediante justificativa;
2. O Sistema realiza todos os meses a validação do valor do Provisionamento x o valor do Provisionamento
Utilizado/Marcado, conforme item 4 do Planejamento Setorial/Anual.
02 – Como criar fatura por estimativa (órgão)?
1. Acesse o SPG SISTER > Módulo Fatura > Controle de Fatura > Ações do Contrato;
2. Acessando a funcionalidade Ações do Contrato, clicar em Criar Fatura, selecionar as opções dos campos Tipo,
Mês, marcar o Por Estimativa e Gerar Fatura;
3. Na sequência, por o valor estimado e enviar para análise;
4. Apresentando o status em análise, realizar a autorização da fatura.
Observação:
✔ A fatura por estimativa é criada pelo órgão até o último dia do mês, após o início do mês seguinte, o sistema
não permitirá criar a fatura do mês anterior por estimativa.
01 – Aviso de Alocação NÃO permitida, serviço da folha indisponível, serviço respondeu mas sem sucesso. Como proceder?
O órgão, ao realizar a alocação no sistema de planejamento e gestão - SPG SISTER faz a consulta do CPF na folha de
pagamento do Estado do Ceará. Nesse caso, deve-se aguardar o retorno do sistema.
02 – Aviso de Alocação do terceirizado, NÃO encontrado na fatura. Como proceder?
O aviso mostra que o CPF não está relacionado no faturamento, sendo necessário incluir no faturamento clicando em
ações da fatura, e em seguida, clicar em incluir terceirizado ausente.
03 - Aviso de Terceirizado desalocado do contrato, mas consta na fatura indevidamente. Como proceder?
O órgão deverá identificar a data de desalocação e a criação da fatura por estimativa ou normal, para que seja
constatada a irregularidade. Para regularizar a situação, é necessário clicar em ações da fatura, e em seguida, remover o terceirizado.
04 - Aviso de Terceirizado com dias trabalhados diferente da alocação, sem marcação do vale transporte, plano de saúde e substituível. Como proceder?
O órgão, ao identificar as irregularidades, deve realizar a marcação dos itens na alocação, voltar na fatura e clicar em Recalcular Fatura. O sistema realizará a atualização do custo unitário da categoria.
05 - Aviso de Fatura com código das categorias desatualizadas com o código do novo aditivo deferido. Como
proceder?
O órgão ao identificar a irregularidade, deverá solicitar ao fornecedor que seja criada uma nova fatura para atualizar os códigos e os custos das categorias, conforme o novo aditivo vigente no sistema.
06 - Aviso de Quantidade de redução do Vale Alimentação, não pode ser maior que 30 dias. Como proceder?
O órgão ao identificar a irregularidade, deverá solicitar ao fornecedor que seja criada uma nova fatura para atualizar os custos das categorias.
07 – Aviso de O valor do provisionamento dos terceirizados do lote, é superior ao valor definido para o lote, o Provisionamento do Lote é R$ 8.888,88 e da Fatura é R$ 9.999,99. Como proceder?
O aviso mostra que o valor da fatura está acima do valor do provisionamento do lote informado no Planejamento
Setorial/Anual, sendo necessário o ajuste para autorizar a fatura.
08 – Aviso de O custo informado é superior ao valor planejado para o terceirizado. Como proceder?
O órgão, ao identificar a irregularidade, deverá verificar se o vale transporte e o plano de saúde estão marcados na alocação dos terceirizados para a fatura do tipo normal.
09 - Aviso de Valor total da fatura deve ser maior ou igual ao valor total das parcelas, para que seja possível autorizar. Se o valor da fatura for menor que as parcelas, é necessário anular o valor da diferença parcialmente. Como proceder?
O órgão ao identificar a irregularidade, deverá ratificar o valor da fatura, e em seguida, solicitar ao setor financeiro a anulação parcial do valor na parcela para autorizar a fatura.
10 - Aviso de Valor de fatura menor que a parcela ou Fatura não aprovada com valor em parcela. Como proceder?
Nessa situação existe fatura com parcela vinculada.
O órgão ao identificar a irregularidade, deverá certificar se o fornecedor gerou um novo faturamento.
Caso SIM, deverá autorizar a nova fatura, e em seguida, transferir as parcelas da fatura antiga para a nova fatura.
Caso NÃO, deverá ajustar o valor da fatura ou anular parcialmente o valor no SIAP, conforme o valor da parcela.
Observação: Caso tenha sido criada uma nova fatura para ambos os casos, sempre será necessário transferir as
parcelas da fatura antiga para a nova fatura.
11 - Aviso de FALHA quando autorizando a fatura mensal, clicando em Analisar Fatura na Folha. Como proceder?
Essa situação ocorre quando o SPG Sister tenta realizar as consultas dos CPFs e folha de pagamento do estado está
fora do ar. Portanto, não é possível apresentar as informações de mais vínculos.
Observação:
O Sistema de Planejamento e Gestão - SPG Sister, permite aos gestores rejeitar as faturas dos tipos Normal,
Repactuação e DEA já autorizadas, para correção do valor do faturamento sem a necessidade de solicitação à COSET.
12 – Aviso de que está pendente o faturamento do período Mês e Ano, período a partir do qual existe alocação. Como proceder?
A criação da fatura por estimativa ou normal só é permitida a partir da data de início do contrato/Alocação.
13 – Aviso de A diferença de repactuação excede o valor previsto para a categoria. Como proceder?
Após o órgão ao criar a fatura de repactuação por estimativa e converter, ela ficará apta para a empresa lançar os
custos da diferença de repactuação. No momento da autorização, o sistema faz a checagem entre o valor dos custos
totais da categoria da CCT anterior com a nova CCT.
14 - Aviso de O valor da fatura excede o valor previsto para o contrato. Como proceder?
O órgão deverá identificar as irregularidades dos custos entre a fatura, o aditivo vigente e o custo total do contrato no planejamento setorial/anual.